Документ: Запрос    [ 0 позиций ]

Помощь

Загрузка остатков компонентов

Загружать остатки складов могут только компании, зарегистрированные на портале Profsector.com. Кроме того, компании, получившие на сайте статус Поставщика могут показывать свои остатки всем пользователям системы.

Периодичность загрузки остатков не регламентирована и определяется самой организацией. Дата и время последнего обновления складских остатков показывается на соответствующих страницах и влияет на сортировку результатов поиска по Поставщикам (при наличии данного статуса).

Важно! Будут загружены данные только тех производителей продукция которых присутствует в базе данных Profsector.com. При желании загрузить информацию по производителям, отсутствующим в базе данных, необходимо прислать данное предложение на почту fabricator@profsector.com. При этом, как минимум, понадобятся базовые прайсы новых производителей.

Существуют два способа загрузки складских остатков:

  • 1 способ - Используется для ручной закачки складских остатков. Пользователь заполняет столбцы в предоставленном стандартном шаблоне Excel и через закладку «Складские остатки» в своем профиле загружает их на ресурс Profsector.com.
  • 2 способ - Используется для автоматической закачки складских остатков. Стандартный шаблон заполняется или автоматически, процедурами 1С (пишутся программистами компаний-Поставщиков), или пользователями вручную и высылается как вложение на электронный адрес: ostatki@profsector.ru. Процедура портала обходит почтовый ящик каждые три часа и загружает данные в базу данных.
    ВНИМАНИЕ! Способ 2 могут использовать только компании имеющие статус Поставщика
     

1 способ - для ручной закачки складских остатков

Загрузку осуществляет непосредственно персонал зарегистрированной компании на закладке «Складские остатки» в настройках профиля организации.

Примечание: Чтобы зайти в настройки профиля организации, после авторизации на сайте, нажмите на вашу роль в верхнем правом углу.

Порядок загрузки остатков компонентов:

  1. Формирование отчета по остаткам
  2. Перенос данных в шаблон файла импорта
  3. Загрузка остатков на портал
     
1. Формирование отчета по остаткам

Файл со складскими остатками можно сформировать в любой бухгалтерской программе. При этом необходимо настроить отчет, так чтобы в нем отображалась информация об артикуле компонента, производителе и складском остатке. Отчет формируется на текущую дату и сохраняется в формате Excel.

Внимание! Если компонент не имеет артикула производителя, он не будет загружен в систему. Рекомендуем уточнить артикул в прайсе производителя или на портале Profsector.com.

Внимание! При загрузке остатков просим Вас использовать единицу измерения указанную в прайсе производителя или на портале Profsector.com (ЕИ по умолчанию).

Пример процедуры для 1С 8-й версии

Из полного интерфейса: Отчеты – Запасы – Товары на складах.

Заходим в настройки отчета – нажимаем внизу справа галочку «Расширенная настройка». Далее, на вкладке показатели снимаем все галочки, кроме «Остаток на конец»:

  

На вкладке «Группировки» - оставляем или удаляем поле «Склад».

На вкладке «Дополнительные поля» добавляем все необходимые нам поля и указываем, что положение будет «В отдельных колонках»:

 

Нажимаем сформировать, получится должно что-то вроде этого:

 

2. Перенос данных в шаблон файла импорта

Со страницы «Складские остатки» в профиле Организации скачиваем шаблон.

Также шаблон можно скачать здесь.

Переносим информацию (артикул, производитель и остаток) из файла сформированным 1С в шаблон. (Примечание: для каждого столбца в шаблоне написано примечание объясняющее назначение и правило заполнения)

Описание столбцов в шаблоне

  • Столбец «Код компонента Profsector.com» - в настоящий момент игнорируется. Заполнять его не надо.
  • Столбец «Артикул компонента» - обязательный к заполнению. Работает совместно с полем «Производитель».
    Примечание: 1. Будут загружены складские остатки только для артикулов и производителей присутствующих в базе данных Proffsector.com.
                           2. Артикулы должны быть такие же, как и в прайсах производителей. Исключения: кабельно проводниковая продукция и электротехнические шины. Для них необходимо использовать артикулы применяемые на портале.
                           3. Для многих производителей, где встречаются разные написания артикулов, заведены синонимы артикулов (
    например для корпуса RITTAL:  1546500 ● 1546.500 ● EB 1546.500). Поэтому в поле артикул может быть применен один из вариантов написания.
                           4. Также загружены синонимы для цифровых артикулов начинающихся на 0 (
    пример для Legrand  035043 ● 35043 ● 0 350 43). Но так как такая продукция встречается часто и не для всех изделий настроены синонимы рекомендуется загружать артикулы с нулем. Для того чтобы они отображались и правильно загружались из Excel рекомендуется впереди числа добавлять знак апострофа (подробнее).
  • Столбец «Наименование компонента» - необязательный к заполнению, данные из него не загружаются, необходим для удобства ориентирования в документе.
  • Столбец «Производитель» -обязательный к заполнению. Работает совместно с полем «Артикул компонента».
    Примечание: 1. Для большинства производителей также настроены синонимы, поэтому возможно разное их написание (пример Шнейдер Электрик / Шнайдер Электрик / SE / ШЭ / Schnader Electric / Schnader Elektrik)
  • Столбец «Остаток» - обязательный к заполнению, единицы измерения остатков должны соответствовать ЕИ из прайсов производителей или ЕИ (по умолчанию) из системы Profsector.com. Разделитель запятая. Пробелы не допускаются.
  • Столбец «Остаток виден всем?» - если вы являетесь зарегистрированным Поставщиком, но хотите, чтобы складские остатки были видны только пользователям вашего профиля, то в данном столбце, напротив каждого скрываемого изделия напишите «Нет» (без кавычек). При любом другом значении в столбце «Остаток виден всем?» - остатки компонентов будут видны всем пользователям системы. Необязательный к заполнению.
    Примечание: Если ваш профиль не имеет статуса Поставщика, то при любом заполнении поля "Остаток виден всем?" остатки будут видны только пользователям вашего профиля
  • Столбец «Комментарий» - необязательный к заполнению, информация из него загружается в систему и показывается на странице компонента. Поле рекомендуется для уточнения складских или логистических характеристик.
    Примеры:
    - Куски по 10, 20, 30 метров
    - распродажа остатков

После того, как все необходимые столбцы заполнены, сохраните файл.

 

3. Загрузка остатков на портал

Для загрузки остатков на портал необходимо на странице "Складские остатки" нажать кнопку "Выберите файл". Указать ранее Вами сформированный файл и нажать кнопку "Импортировать остатки"

ВНИМАНИЕ! При загрузке новых остатков старые данные буду переписаны.

Обычно на импорт остатков система затрачивает пару минут.

При необходимости, есть возможность просто удалить ранее загруженные остатки - для этого нажмите кнопку "Удалить остатки".

ВНИМАНИЕ! После импорта система выдает отчет - сколько данных было загружено. Отчет можно скачать в виде файла xls и в последующем использовать его для анализа.

Авторство, дата и время последней удачной загрузки также отображается на странице "Импортировать остатки".

 

Возможные проблемы при закачке данных по первому способу

Важно! Будут загружены данные только тех производителей продукция которых присутствует в базе данных Profsector.com

Данные могут не загружаться или загружаться с ошибками при следующих проблемах:

  • в списке встречаются дубликаты артикулов. Их можно оперативно убрать командой Удалить дубликаты в закладке Данные программы MS Excel. При этом артикулы могут повторяться если для данных строк заполнены поля производителя и они разные.
  • внутри перечня встречаются пустые строки. Их можно убрать сортировкой по первому столбцу
  • встречаются объединенные ячейки. Тогда необходимо выделить все ячейки на листе и нажать Отменить объединение ячеек в закладке Главная программы MS Excel
  • в документе встречаются отрицательные значения в столбце Остаток
  • неправильные разделители чисел в столбце Остаток (например: 9,551.000)

Для многих цифровых артикулов начинающихся на ноль важно его сохранение в тексте - иначе данные для таких строк не будут загружены. Для того чтобы они правильно загружались рекомендуется впереди таких чисел добавлять знак апострофа (подробнее).

Если планируется загрузка остатков по кабельно-проводниковой продукции, то рекомендуется в поле количество вносить общую сумму кусков. А размеры кусков указывать в комментариях (например: 100+150+600м).

 

2 способ - для автоматической закачки складских остатков

Порядок загрузки складских остатков компонентов по способу 2 следующий:

  1. Процедурой из корпоративной информационной системы (КИС) компании-поставщика автоматически формируется заполненный шаблон.
  2. Отсылка заполненного шаблона на почту ostatki@profsector.ru

Автоматическую загрузку складских остатков рекомендуется делать раз в сутки и желательно ночью.

Написанием процедур для КИС должен заниматься персонал компаний-Поставщиков.

Заполненный шаблон должен полностью соответствовать шаблону, описанному в способе 1. Скачать пример шаблона можно здесь.

Важное отличие! Для загрузки по способу 2 в шаблоне должно быть заполнено поле B1. В него необходимо занести код компании Поставщика.

Данный код появляется только только после получения статуса Поставщика. И посмотреть его можно в двух местах:

В списке Поставщиков

В настройках профиля

Предварительно, для того чтобы система приняла файл, в качестве защиты от несанкционированных загрузок недоброжелателями, необходимо указать в своем профиле почту - откуда будут пересылаться файлы с остатками.

Для этого необходимо зайти на вкладку "Компания" в настройках профиля организации.

Нажать кнопку "Редактировать компанию".

И в поле "E-mail адреса для автоматической загрузки остатков компонентов:" вбить необходимые почтовые адреса. Таких адресов можно записать несколько - тогда их необходимо разделять точкой с запятой и пробелом.

После чего нажать кнопку "Сохранить"
 

Требование к электронному письму

Тема письма не принципиальна.

Текст в письме не принципиален.

Наименование файла шаблона любое, но не должно содержать русские символы и пробелы.

Если компания-поставщик имеет несколько зарегистрированных в системе офисов, то файлы со складскими остатками для каждого из них (при централизованной рассылке) можно вложить в одно письмо. Главное чтобы в шаблонах были проставлены правильные коды Поставщиков.

ВНИМАНИЕ! При загрузке новых остатков старые данные буду переписаны.

ВНИМАНИЕ! После закачки складских остатков по способу 2 не будет никаких файлов отчетов. Если необходим анализ закачки, то рекомендуется использовать ручной способ 1.
 

Возможные проблемы при закачке данных по второму способу

Важно! Будут загружены данные только тех производителей продукция которых присутствует в базе данных Profsector.com

Данные могут не загружаться или загружаться с ошибками при следующих проблемах:

  • если не заполнено или заполнено не правильно поле B1
  • в списке встречаются дубликаты артикулов. Их можно оперативно убрать командой Удалить дубликаты в закладке Данные программы MS Excel. При этом артикулы могут повторяться если для данных строк заполнены поля производителя и они разные.
  • внутри перечня встречаются пустые строки. Их можно убрать сортировкой по первому столбцу
  • встречаются объединенные ячейки. Тогда необходимо выделить все ячейки на листе и нажать Отменить объединение ячеек в закладке Главная программы MS Excel
  • в документе встречаются отрицательные значения в столбце Остаток
  • неправильные разделители чисел в столбце Остаток (например: 9,551.000)

Для многих цифровых артикулов начинающихся на ноль важно его сохранение в тексте - иначе данные для таких строк не будут загружены. Для того чтобы они правильно загружались рекомендуется впереди таких чисел добавлять знак апострофа (подробнее).

Иногда данные из шаблона в формате Excel не закачиваются. Это чаще всего связано c генерацией данного файла программами сторонних производителей (не MS). В данном случае остатки можно присылать в формате CSV запакованные в архив ZIP (для каждого офиса свой архив).
Дополнительные требования:

  • Имя файла в архиве не должно содержать русские символы и пробелы.
  • Архив может называться как угодно.
  • Разделитель в CSV точка с запятой (;).
  • Кодировка CSV - Windows-1251.

Если планируется загрузка остатков по кабельно-проводниковой продукции, то рекомендуется в поле количество вносить общую сумму кусков. А размеры кусков указывать в комментариях (например: 100+150+600м).